Jednou z významných změn, které přináší Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ), jsou nová pravidla pro přihlašování a odhlašování zaměstnanců.
Tato změna se dotkne především zaměstnavatelů, kteří budou muset zajistit včasné získání potřebných údajů od nových zaměstnanců a jejich předání mzdové účetní ještě před nástupem zaměstnance do práce.
Co se mění od 1. 7. 2026?
Největší změnou je povinnost přihlásit zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání. Dosavadní praxe, kdy bylo možné přihlášení řešit až po nástupu zaměstnance, již nebude možná.
Stejně jako ostatní změny související se zavedením JMHZ se ani tato povinnost zatím netýká zdravotních pojišťoven. Nová pravidla se vztahují pouze na oznamovací povinnosti vůči České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ).
Přihlášení zaměstnance před nástupem do zaměstnání
Zaměstnavatel bude povinen přihlásit zaměstnance:
- nejdříve 8 dní před nástupem do zaměstnání,
- nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání.
Jinými slovy, zaměstnanec nesmí nastoupit do práce dříve, než bude jeho přihlášení odesláno.
Částečné přihlášení občana ČR
Pokud u občana České republiky nebudou v době přihlášení k dispozici všechny potřebné údaje, bude možné využít tzv. částečné přihlášení.
Pro částečné přihlášení bude nutné znát:
- jméno,
- příjmení,
- rodné příjmení,
- rodné číslo,
- místo narození,
- státní občanství zaměstnance,
- předpokládaný den nástupu do zaměstnání.
Chybějící údaje bude následně nutné doplnit do 8 dnů od nástupu zaměstnance do zaměstnání.
Přihlášení zahraničního zaměstnance
U zahraničních zaměstnanců nebude možné využít částečné přihlášení.
Přihláška musí být podána kompletně a najednou, a to nejpozději před okamžikem nástupu zaměstnance do zaměstnání.
Zaměstnavatel by si proto měl všechny potřebné podklady od zahraničního zaměstnance vyžádat s dostatečným předstihem.
Co dělat, pokud zaměstnanec nenastoupí?
Může nastat situace, kdy je zaměstnanec přihlášen, ale nakonec do zaměstnání vůbec nenastoupí.
V takovém případě je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit do 8 dnů od předpokládaného data nástupu.
Odhlášení zaměstnance po skončení pracovního poměru
Povinností zaměstnavatele bude také včasné odhlášení zaměstnance.
Odhlášení je nutné nahlásit do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnání skončilo.
Sledujete změny v pracovněprávní a mzdové legislativě jen obtížně? Postaráme se o vaší mzdovou agendu, správné přihlášení a odhlášení zaměstnanců, termíny i komunikaci s úřady, abyste se mohli věnovat svému podnikání.
Jaké pokuty hrozí za nesplnění povinností?
Podle zákona o JMHZ lze za porušení těchto povinností uložit následující pokuty:
- až 100 000 Kč za nepřihlášení zaměstnance,
- až 50 000 Kč za neodhlášení zaměstnance,
- až 20 000 Kč za nedohlášení údajů po částečném přihlášení, za nenahlášení změn nebo za nenahlášení nenastoupení zaměstnance.
Je však důležité zdůraznit, že za několikadenní prodlení automaticky nehrozí pokuta v maximální výši.
Sociální správa bude nejprve zasílat výzvy k nápravě a teprve následně bude posuzovat případné sankce podle konkrétní situace.
Přesto je potřeba mít na paměti, že odpovědnost za splnění těchto povinností nese zaměstnavatel. Ten se může dostat do nevýhodné situace, protože některé potřebné údaje musí dodat zaměstnanec, který za případné nesplnění povinností pokutován nebude. Zaměstnavatel však musí prokazatelně vyvinout maximální úsilí ke splnění svých zákonných povinností.
Doporučení pro zaměstnavatele
Vzhledem k novým termínům doporučujeme řešit nástupy a ukončení pracovních poměrů průběžně a nečekat až na období zpracování mezd.
Čím dříve účetní nebo mzdová kancelář obdrží informace o nástupu či skončení zaměstnance, tím nižší je riziko administrativních komplikací nebo případných sankcí.
Shrnutí
Od 1. 7. 2026 platí, že zaměstnanec musí být přihlášen ještě před nástupem do zaměstnání. U občanů ČR bude možné využít částečné přihlášení a chybějící údaje doplnit do 8 dnů. U zahraničních zaměstnanců bude nutné podat kompletní přihlášku před nástupem. Zároveň zůstává povinnost oznámit nenastoupení zaměstnance i jeho odhlášení do 8 dnů.
Pro zaměstnavatele to znamená potřebu získávat potřebné informace s větším předstihem a nenechávat personální změny až na zpracování mezd.
Často kladené otázky
Kdy nejpozději musím přihlásit zaměstnance od 1. 7. 2026?
Nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání. Přihlášení lze podat nejdříve 8 dní před plánovaným nástupem.
Co když nemám k dispozici všechny údaje o zaměstnanci?
U občana České republiky bude možné využít tzv. částečné přihlášení. Pro částečné přihlášení bude nutné znát jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství zaměstnance a předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání. Ostatní údaje se musí dohlásit do 8 dní od nástupu.
Lze využít částečné přihlášení u zahraničního zaměstnance?
Ne. Zahraniční zaměstnanec musí být přihlášen kompletně a najednou před nástupem do zaměstnání.
Co když zaměstnanec nakonec do práce nenastoupí?
Tuto skutečnost je nutné oznámit do 8 dnů od předpokládaného data nástupu.
Jaké pokuty hrozí za nesplnění povinností?
Za nepřihlášení zaměstnance až 100 000 Kč, za neodhlášení až 50 000 Kč a za další související porušení až 20 000 Kč.
