Jak vám správný fakturační nástroj usnadní podnikání?

Fakturace není jen o vystavení faktury

Vystavit fakturu a odeslat ji zákazníkovi je jen částí celého fakturačního procesu. S každou fakturou se pojí povinnost zohlednit správný režim a sazbu daně z přidané hodnoty, správně ji zaúčtovat, spárovat s platbou, zahrnout do DPH a uchovat pro účely archivace.

Pokud všechny tyto úkony děláte ručně, berete čas nejen sobě, ale i své účetní, což se promítá do vyšších nákladů. Zároveň roste šance na vznik chyby, kterou pak řešíte se zákazníky, s účetní a případně i s finančním úřadem.

Co by měl umět moderní fakturační software

Při výběru správného nástroje se proto vyplatí dívat se dál než jen na vzhled faktury nebo cenu předplatného. Důležité je, aby nástroj i celý proces zapadal do každodenního fungování firmy a šetřil vám rutinní úkony, jako je ruční přeposílání nebo přepisování dat do účetního softwaru.

Pokud zvažujete výběr nebo změnu fakturačního nástroje, dívejte se hlavně na to, aby vám umožnil:

• online přístup odkudkoliv,
• přehled o uhrazených fakturách i fakturách po splatnosti,
• jednoduchou správu kontaktů,
• bezpečné uložení dat,
• export nebo automatickou integraci do účetního softwaru,
• integraci s dalšími nástroji, například s vaším e-shopem,
• možnost sdílení přístupu s účetní kanceláří.

V Bookeepio už dlouhodobě spolupracujeme s Fakturoidem, který tyto a mnohé další funkce podnikatelům jednoduše umožňuje. Používá ho více než 100 našich klientů a zapadá do způsobu, jakým s nimi spolupracujeme. Dokonce i my sami, přestože disponujeme profesionálním účetním softwarem, vystavujeme faktury za naše služby právě ve Fakturoidu. Pro každodenní fakturaci nám totiž vyhovuje svou jednoduchostí, rychlostí a přehledností.

Jak Fakturoid zjednodušuje spolupráci s účetní kanceláří

Funkce, kterou my i naši klienti oceňujeme nejvíce, je agenturní přístup.

V praxi to znamená, že klient na začátku spolupráce udělí naší kanceláři přístup do svého účtu ve Fakturoidu. My se pak přihlásíme pod vlastním zabezpečeným účtem, ve kterém máme k dispozici všechny vystavené faktury potřebné pro zpracování účetnictví.

Klient tak už nemusí myslet na pravidelné zasílání faktur ve formátu PDF ani na jejich import do účetního softwaru.

Užitečnou funkcí je i možnost vidět u jedné faktury všechny úpravy a stažené doklady zamknout, aby po termínu nedocházelo k nežádoucím změnám. Díky tomu máme jistotu, že vždy pracujeme s aktuálními a správnými daty.

Další usnadnění pro podnikatele

Agenturní přístup je jen jedna z věcí, díky kterým se nám s Fakturoidem dobře spolupracuje. V praxi oceňujeme i další funkce, které podnikatelům šetří čas a zjednodušují každodenní administrativu.

Pravidelné faktury bez ručního vystavování

Pokud každý měsíc fakturujete stejné služby nebo paušály, není důvod vytvářet fakturu pokaždé znovu.

Ve Fakturoidu si jednoduše nastavíte pravidelnou fakturu a systém ji ve zvolený den automaticky vytvoří a odešle zákazníkovi. Hodí se například pro agentury, IT firmy, účetní služby nebo jakoukoliv jinou pravidelnou měsíční fakturaci.

Evidence nákladů na jednom místě

Kromě vystavených faktur lze evidovat i náklady. Účetní má pak na jednom místě nejen vaše příjmy, ale i výdaje. Nemusíte přemýšlet, jestli jste všechny doklady poslali e-mailem nebo nahráli do sdílené složky. Pokud máte účet nastavený správně, účetní si náklady stáhne sama, včetně originálních dokladů.

Napojení na další aplikace

Další výhodou je široká nabídka integrací.

Fakturoid lze propojit s celou řadou dalších nástrojů, od e-shopových platforem přes banky až po účetní systémy. Díky tomu není potřeba zadávat stejná data na více místech.

Jak s tím pracujeme v Bookeepio

Při spolupráci s klienty hledáme místa, kde stále převládá ruční práce, a následně hledáme řešení, která by ji eliminovala.

Fakturoid je jedním z nástrojů, které nám s tím pomáhají. Stejným způsobem propojujeme účetnictví s bankami, platebními branami a dalšími systémy, ze kterých je dnes možné získat data automaticky.

Díky tomu se naše účetní nemusí věnovat ručnímu přepisování dokladů. Místo toho mají prostor hlídat správnost účetnictví, souvislosti a věnovat se poradenství. A klient nemusí přemýšlet, co všechno má na konci měsíce poslat.

Povinnosti, které vám díky Fakturoidu odpadnou

Pokud je spolupráce dobře nastavená, odpadne vám několik činností, které vás možná i dnes stojí zbytečný čas a energii.

Při správně nastaveném procesu nebudete muset:

• každý měsíc posílat účetní vystavené faktury,
• vytvářet exporty nebo PDF soubory,
• kontrolovat, jestli jste poslali opravdu všechny doklady,
• dohledávat starší faktury v e-mailu nebo na disku,
• řešit, která verze dokumentu je ta správná.

Pro koho je toto řešení vhodné

Fakturoid umožňuje vystavovat faktury i v režimu OSS nebo přenesené daňové povinnosti, takže se hodí i pro podnikatele obchodující v rámci EU.

Typicky jde o společnosti poskytující různé služby, technologické firmy, agentury nebo e-shopy, kde faktury vznikají průběžně a není praktické je každý měsíc ručně předávat účetní.

Pokud dnes účetní pravidelně posíláte exporty z fakturačního systému, stojí za to zamyslet se, jestli by celý proces nešel nastavit jednodušeji.